新型コロナの影響で在宅勤務を余儀なくされている会社は多いと思います。今後もこの働き方は多くなってくると予想されます。
会社は従業員の通勤手当として毎月の電車定期代を支給していると思いますが、在宅の期間中は出勤をしないことになります。また、従業員は在宅勤務をしていると、今までかからなかった電気代や通信費がかかってしまいます。エアコン代もばかにならないですね。文房具や郵送代など会社勤務であれば従業員が負担しない経費については会社が負担すべきであります。このような費用を従業員に払った場合はどのような取扱いになるのでしょうか。
通勤手当の取扱
今までは勤務日は出勤してもらうので、通勤にかかる費用を支払っていました。これは給与計算では非課税となります。(通勤手当に所得税はかかりません)
在宅勤務では以下の２つのパターンが考えられます。
①在宅勤務の日数にかかわらず通勤定期代を支給する。
在宅勤務は会社が感染リスクに配慮して実施するものと考えると、たとえ会社への未出勤日数が多かったとしても給与計算では非課税になるべきだと考えます。
②会社に出勤した日数に応じて通勤にかかった費用を支払う
通勤手当の支給と同様に考えて、給与計算では非課税になると考えます。
光熱費・通信費等の取扱
在宅勤務中に従業員がかかった光熱費や通信費について、今後は検討する機会が増えると思いますので規定をつくっておくことが望ましいです。
このような在宅勤務費用についても以下の２つのパターンが考えられます。
①在宅勤務手当として「一律」の費用を支給する
一律で支給するとなると、給与と合わせて手当として上乗せすることになります。この場合、実際に会社の業務に使用したことが明らかにならないため、源泉徴収することになるでしょう。(手当として所得税がかかります)
②在宅勤務にかかった費用を「合理的な基準」で計算し、実費を精算する
例えば一カ月にかかった光熱費から勤務時間分を案分計算し、光熱費の領収書とともに提出し、実費として精算する方法です。この場合は会社の業務のための費用ですので、給与所得とはならないです。(給与計算で所得税はかかりません)
まとめ
通勤手当と光熱費等の取扱は微妙に変わった結果になりましたが、会社の状況に応じて考え方は変わってくると思います。合理的な考え方に基づいて規定などを作成し、運営していくのがベターかと存じます。
