私が開業するとき、最初は自宅兼事務所で考えていましたが、事業用の電話についてはかなり考えました。
- 固定電話(東京０３や横浜０４５等)の回線を増やす
- 携帯電話(090や080)のみを使用する
- フリーダイヤルを使う
今では携帯のみの事務所も多いと思いますが、業界によっては規模を意識して仕事を依頼する先もあります。
実際にお打合せの際に「お一人でやられているのですか？」と聞かれたことがよくありました。
固定電話の場合、外出中は電話にでることができませんので、転送サービスや電話受付代行サービスを使用することになると思いますが、私は受注の少ない初期に使うのは煩わしく感じました。
| 固定電話 | 携帯電話 | |
| 信頼 | 〇 | △ |
| 外出時対応 | △ | ○ |
| 地域制 | あり | なし |
個人事業ですと、受注の電話を１回でも取りこぼすことが大きい痛手となります。
最初は受注も少ないと思いますし、業務によっては問合せ１件取るのに何万と広告費がかかったりもします。
地域密着か全国対応か
東京は経済規模が大きいので東京のお客様だけを相手にしていても反響は多いかもしれません。
私は神奈川ですが、東京のお客様も商圏にしたいと考えておりました。
埼玉や神奈川の事務所で東京のお客様もリーチしようと考えた場合、
よほど強みをもっていないと東京の方がわざわざ埼玉０４８や横浜０４５の番号にかけることは少ないだろうと考えました。
今はリモート打合せや電話・メール添付などで仕事が完了するケースもあります。私は他の県からも受注を多く取りたいという意識がありました。
スマホからフリーダイヤル(０１２０)や市外局番(０３・０４５)を使って発着信
そのような理由で調べていたら「クラウドPBX」にいきつきました。
これを使ってフリーダイヤルの番号を取得し、スマホを使って発着信しています。アプリ内で通話管理もできます。
お客様用の名刺にはフリーダイヤル、同業者用の名刺には携帯番号を載せています。
フリーダイヤルの番号をホームページ等に載せて、広告をかけました。思った通り、東京からの問い合わせは多いです。そしてアポをとり、打合せの際に名刺交換すると、「あ、横浜の事務所なんですね。遠いところありがとうございます。」とか言われます。
東京のお客様からも気軽にお問合せ頂いているんだなという感じがしました。
その他にも使ってみるといいことが沢山ありましたので共有致します。
録音機能
自動的に録音されるので、録音アプリ等を使用する必要がありません。管理画面で聞くことができますし、ダウンロードもできます。
言った言わないの議論を無くせるということもありますが、外出先で電話があった場合にメモをとる必要が無いのがとても楽です。
お名前や住所、電話番号を聞いて復唱するだけで後で確認できます。ちょっとした要件等を聞いてもメモの必要がないので、スラスラ会話ができて、相手もストレスがありません。
留守電機能
どこにでもあると思いますが、何時から何時は「営業時間外」の案内、今は「会議中」の案内など設定をすることができます。
転送機能
複数の従業員で運営している事業所の場合、外出中の従業員に転送することもできます。
同時にネットファックスも契約
固定電話を引かなかったので、ファックスは家の電話機しかなかったのですが、事務所と電話のある位置が離れていたことと、家の番号を使用したくなかったので、ネットファックスを申込ました。
受信はＰＤＦとしてメールに届きます。発信もＰＤＦにしてメールで送信します。
送信画面
81に続けてファックス番号を入れて送信します。件名と文章は送信票に記載されます。送りたいファイルをPDF添付します。
受信画面
ファックスがメールに届きます。
件名や内容は以下のように送信票に載ります。
まとめ
いかがでしょうか。電話は個々のスタイルにもよると思いますが、ネットファックスやドロップボックス(ストレージ)は本当に購入してよかったと思っております。
なおメーラーはＧmailを使用しております。会社員のときはサンダーバードを使用していたので、まずはサンダーバードを考えたのですが、スマホ等、どの端末からも確認できるのはとても使いやすいです。
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